LA DÉMATÉRIALISATION DES DOCUMENTS EN ENTREPRISE EST DEVENUE UN VÉRITABLE ENJEU D’EFFICACITÉ ET DE PRODUCTIVITÉ
DIRECTEMENT DEPUIS ZEENDOC, VOUS GÉREZ LA DISTRIBUTION ET L’ARCHIVAGE DES BULLETINS DE PAIE ÉLECTRONIQUES
LA DÉMATÉRIALISATION DU BULLETIN DE SALAIRE EST PRISE EN CHARGE DE MANIÈRE TOTALEMENT AUTOMATISÉE
Le passage à la dématérialisation permet en quelques clics d’optimiser la traçabilité et la sécurité de vos documents et de supprimer les tâches sans valeur ajoutée.
DES BÉNÉFICES POUR TOUS
ENTREPRISE
. Réduisez les coûts d’impression, d’affranchissement et de stockage
. Réduisez l’empreinte écologique, en éliminant le papier et les véhicules
. Disposez d’une solution GED à la pointe de la technologie qui permet d’adapter une image dynamique de votre entreprise aux nouveaux comportements liés au numérique
. L’entreprise se recentre sur des activités à plus forte valeur ajoutée
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
. Une solution conforme à la loi El Khomri (archivage 50 ans des bulletins dans un coffre-fort numérique, signature électronique, horodatage)
. Éliminez les tâches chronophages : augmentez la productivité grâce à l’optimisation des processus, à l’automatisation des livraisons et à la simplification du stockage
. Traçabilité et sécurité des échanges
COLLABORATEURS
. Accédez à tout moment à votre bulletin de paie, en toute sécurité, depuis un PC ou une tablette/smartphone connecté à Internet
. Un espace Zeendoc personnel et sécurisé pour retrouver tous les documents (contrat de travail, fiches de paie, règlement intérieur, etc.)
. Sécuriser les communications et les protéger contre la perte de documents ou l’accès non autorisé par des tiers
. Stockez les bulletins dans un coffre-fort numérique personnel
. Original électronique, irrévocable et opposable à toute institution (caisse de rente, établissement financier bancaire, etc.)
CONFORMITÉ À LA LOI DU TRAVAIL
GARANTIT L’INTÉGRITÉ, LA DISPONIBILITÉ, LA CONFIDENTIALITÉ ET L’ACCESSIBILITÉ DES DONNÉES
- Le bulletin est versé automatiquement dans le coffre-fort personnel sécurisé du salarié accessible 24h/24, 7/7 avec un Système d’Archivage Electronique à vocation probatoire (Caisse des Dépôts) pour une durée minimum garantie de 50 ans même en cas de départ de l’entreprise.
- Conformément à l’article L3243-2 du Code du Travail, les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront préalablement signés électroniquement (certificat électronique) afin d’en garantir l’intégrité : vous disposez d’un exemplaire électronique vous permettant notamment de faire valoir vos droits à long terme.
RAPPEL JURIDIQUE : LE BULLETIN DE SALAIRE ÉLECTRONIQUE
Le décret N°2016-1762, entré en vigueur le 1er Janvier 2017, encadre la dématérialisation des bulletins de paie et leur accessibilité.
L’employeur doit respecter les conditions suivantes :
. Devoir d’information : Les employeurs doivent informer leurs employés de tout changement, au moins 1 mois avant l’entrée en vigueur de la mise en œuvre.
Ces derniers sont libres d’exprimer leurs objections s’ils souhaitent conserver un bulletin papier.
. Devoir d’opposition : Les salariés ont le droit de refuser les fiches de paie électroniques, avant ou après l’établissement du chèque de paie. Le changement doit être pris en compte par les Ressources Humaines sous 3 mois maximum.
. Format lisible et archivage long terme :
Les fiches de paie sont émises dans un format facile à lire et durable (PDF). Elles sont signées numériquement pour assurer leur intégrité et sont conservées pendant 50 ans ou jusqu’à ce que l’employé ait 75 ans.