SIMPLIFIEZ LE SUIVI ET LA GESTION DE VOS FOURNISSEURS

 

Zeendoc fournit des aperçus instantanés du statut aux fournisseurs, améliore le traitement des factures et améliore le partage et l’échange d’informations en interne et avec les fournisseurs.

Pourquoi dématérialiser le dossier fournisseurs ?

51 % des organisations traitent + 200 factures fournisseurs par an

LA CAPTURE DE VOS DOCUMENTS FOURNISSEURS

 

Tout commence par la réception d’un document de votre fournisseur, soit par courrier, en format papier, soit au format électronique, par mail, ou téléchargeable sur une plateforme fournisseur.

Les solutions de dépôt de vos documents sont multiples, rapides et adaptées à tous les types de supports.

 

  • Papier : Compatible avec tous les scanners et copieurs quel que soit le format (ticket CB, A4, A3, etc.)
  • Document électronique : Directement du travail ou de votre boîte aux lettres
  • Collecteur de factures : Toutes les factures ne sont pas reçues par e-mail ou par courrier. Certaines ne sont disponibles que dans l’espace client de la page du fournisseur Automatisez la récupération de ces factures en connectant directement votre espace client à Zeendoc
  • Format Factur-X : Obtient les informations contenues dans le fichier XML
La capture de vos documents fournisseurs

FACTUR-X : LE NOUVEAU STANDARD EUROPÉEN DE FACTURATION ÉLECTRONIQUE

 

Factur-X est le nom français du nouveau standard de facturation électronique hybride franco-allemand, dont la version 1.0 est désormais disponible gratuitement. La version complète actuelle de Factur-X en France est la version EN 16931.

Conforme à la spécification ZUGFeRD 2.1, il inclut les exigences pour les calculs CIUS X 1.2 compatibles avec les autorités allemandes et Chorus Pro français.

La France, en collaboration avec l’Allemagne, a développé une forme hybride de ZUGFeRD 2.1 / Factur-X pour rendre l’échange électronique de données accessible à toutes les entreprises, quelles que soient leur taille ou leurs ressources potentielles.

Cette norme combine deux des formats de facture les plus couramment utilisés : XML et PDF/3.

Grâce à des vues détaillées des informations et des formulaires structurés de formatage des factures, Factor-X crée une valeur ajoutée pour les fournisseurs et les facturiers.

Le Forum national de la facturation électronique et des marchés publics (FNFE-MPE) travaille en permanence à l’amélioration et au maintien de cette norme de facturation.

La sauvegarde et la sécurité de vos documents : Une fois déposé sur Zeendoc, chaque document est horodaté, crypté et archivé pour en garantir l’authenticité et l’intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A, afin que les actions que l’utilisateur effectue sur la copie du document n’affectent pas l’original stocké dans Zeendoc.

 

La lecture et le classement automatique : Les informations pertinentes (Fournisseur, Date d’échéance, Quantité, Objet, etc.) sont automatiquement lues à haute voix et les documents sont classés en fonction du fournisseur ou de divers critères que vous aurez spécifiés.

 

Circuit de validation : Commentez les documents des fournisseurs, mettez en place des processus de distribution ou de vérification des parties prenantes et créez des rappels et des avis de paiement. Gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et les rôles des collaborateurs (consulter, télécharger, vérifier, supprimer, etc.).Un historique complet par document vous permet de voir quelles actions ont été effectuées sur le document.

LA SAUVEGARDE SÉCURISÉE, LA LECTURE ET LE CLASSEMENT AUTOMATIQUE

 

 

Zeendoc vous donne un accès instantané à l’information

Richesse et fiabilité

 

Grâce à son système unique de numérisation, d’archivage et de recherche, Zeendoc vous donne un accès instantané à l’information, qu’il s’agisse d’une série de factures électroniques sur une période de temps ou d’un historique complet.

Liaison des documents dans un dossier unique

 

La solution GED Zeendoc analyse les documents, reconnaît les données communes et crée un fichier récapitulant toutes les informations sur un fournisseur qui peuvent être trouvées en un seul clic.

Liaison des documents dans un dossier unique
Une gestion du quotidien accéléré

Gestion accélérée

 

La diffusion des offres, commandes et factures permet d’identifier clairement les rôles des différents collaborateurs et de mettre en place un cycle de vérification efficace. Du contrôle jusqu’au paiement en passant par la validation et une traçabilité assurée.

Export Excel et production de graphiques

 

Le système de lecture intelligente peut facilement extraire des données catégorielles ou des attributs de documents pour les utiliser dans des tableaux récapitulatifs : évolution des dépenses, rapports mensuels, etc.

De plus, les outils Zeendoc vous permettent d’afficher vos différentes données sous forme de graphiques.

Historique / Suivi Fournisseur

 

En quelques clics, vous pouvez obtenir un aperçu instantané de la situation de vos fournisseurs. Grâce au traitement automatisé des factures, vos transactions avec celles-ci et les délais de traitement sont améliorés. Vous réduisez les risques d’erreurs ou d’omissions.

PASSERELLE ET EXPORT DES ÉCRITURES COMPTABLES VERS VOTRE LOGICIEL

 

Fini les doubles saisies. Une affectation automatique selon le plan comptable est prévue et les écritures sont exportées au format approprié vers votre logiciel comptable.

Avant d’importer le fichier, Zeendoc propose automatiquement de :

 

  • Marquer les documents, pour éviter d’exporter deux fois les mêmes écritures

 

  • Contrôlez le solde de répartition entre les montants créditeurs et débiteurs et, en cas d’erreur, accédez en un clic aux factures pour vérifier les écritures comptables

La solution GED Zeendoc est compatible avec 98% des logiciels comptables présents sur le marché (liste non exhaustive).

Passerelle et export des écritures comptables vers votre logiciel

 

Les avantages de la dématérialisation des factures

 

Grâce à son système unique de capture, de classement et de restitution, la dématérialisation offre de nombreux avantages dans le traitement des documents fournisseurs. Il y a de nombreux avantages à utiliser une GED pour gérer ses factures.

 

Voici 7 exemples de bénéfices pour les entreprises :

 

. RÉDUISEZ LES COÛTS INDICATIFS : Erreurs, stockage, achat et manipulation de documents…

. GAGNEZ DU TEMPS : Archivez automatiquement les documents et réduisez le temps de vérification des factures

. SIMPLIFIEZ DES PROCESS : Créez un fichier regroupant toutes les informations, mettez en place des circuits de validation, tracez les activités et alertez sur les délais

. BÉNÉFICIEZ D’UN OUTIL PRATIQUE et boostez votre télémarketing (télétravail, déplacements, etc.)

. SOIGNEZ VOTRE IMAGE auprès de vos fournisseurs et comptable avec une solution moderne et française

. FLUIDIFIEZ VOTRE TRÉSORERIE : Accès quotidien beaucoup plus rapide à vos données et tenue de compte : analyse et export comptable

. DIMINUEZ L’EMPREINTE CARBONE : En éliminant le papier et l’expédition