GAGNEZ DU TEMPS, RÉDUISEZ VOS COÛTS
DE LA SIGNATURE AU SUIVI DE PAIEMENT
LA SOLUTION D’AUTOMATISATION DE VOS PROCESSUS DOCUMENTAIRES LIÉS À LA GESTION DE VOS CLIENTS
Signatures de contrats, saisie d’éléments complémentaires dans les dossiers clients, traitement des factures, classification des données, recherche et rapprochement avec les autres documents du cycle client, gestion des expéditions, audits, contrôle des paiements, contentieux…
Ces tâches prennent beaucoup de temps pour votre entreprise. Zeendoc vous permet de réduire considérablement le temps consacré à ces activités.
UN ASSISTANT AU QUOTIDIEN POUR VOS VENTES
CAPTURE ET CLASSEMENT AUTOMATIQUE DE VOS DOCUMENTS
Vos services commerciaux et financiers gagneront du temps. Une fois soumis à Zeendoc, les documents sont automatiquement classés par notre outil, grâce à sa technologie de reconnaissance, sans aucune intervention de la part de l’utilisateur. L’application lira et retiendra tout le contenu (vous permettant de rechercher n’importe quel mot ou phrase dans votre document), et il sera automatiquement classé selon différents critères que vous aurez déterminés.
BASE DOCUMENTAIRE UNIQUE ET PARTAGÉE
Le même niveau d’information, notamment avec la complétude des dossiers pour vérifier la présence de toutes les pièces d’un dossier.
Zeendoc se charge d’assembler et de créer des liens entre les éléments qui composent un même dossier (commande, BL, etc.).
SAUVEGARDE ET SÉCURITÉ
Une fois déposé dans Zeendoc, chaque document est horodaté et archivé pour garantir son authenticité et son intégrité. Le document est reproduit au format PDF/A et conservé dans sa version originale. L’utilisateur accède à une copie du document. Quelle que soit l’action qu’il entreprend, l’original stocké dans Zeendoc ne sera pas affecté.
ACCÉLÉRATION DU BUSINESS À DISTANCE
LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DES CONTRATS COMMERCIAUX
Depuis Zeendoc, sélectionnez le document et choisissez de l’envoyer à tous les destinataires simultanément ou en mode séquentiel. Vous définissez la période de validité du document et le soumettez. Chaque signataire reçoit le contrat par e-mail avec un lien sécurisé. Après examen de l’intégralité du document et de son authentification, un code est envoyé par SMS sur le téléphone mobile du signataire pour sécuriser son identité et signer numériquement le document. Le suivi en ligne de l’état de la signature (en attente, signée ou rejetée) du destinataire vous permet d’être averti en temps réel de l’avancement du dossier.
Une fois le contrat signé par l’ensemble des destinataires, il est automatiquement archivé dans Zeendoc.
LA SIGNATURE DIGITALE MANUSCRITE SUR TABLETTE OU SMARTPHONE
« Signez facilement de manière digitale», où que vous soyez et à tout moment, des documents non réglementaires tels que des bons de livraison ou des bons de réparation.
Fini la perte de documents ou de temps, les informations sont instantanément transmises à votre entreprise et vous permettent de facturer rapidement.
CIRCUIT DE VALIDATION DOCUMENTAIRE
Vous pouvez mettre en place un processus de circulation pour faciliter la validation par les personnes concernées. Vous pouvez également commenter vos documents et mettre en place des alertes ou rappels pour réduire le tempsde traitement et accélérer la facturation. Vous gardez le contrôle de vos documents en gérant les droits d’accès ou les actions de vos collaborateurs.
L’ACCÈS À DISTANCE POUR VOS SALARIÉS ET PRESTATAIRES
Accès en mode SAAS depuis un simple navigateur, sans installation ni maintenance matérielle ou logicielle.Vous pouvez gérer l’accès des prestataires de services à vos armoires et spécifier à quels documents chaque prestataire de services peut accéder. Les documents peuvent également être envoyés par courrier électronique via un lien sécurisé.
PRODUCTIVITÉ DE VOS
SERVICES FINANCIERS
LA FACTURE CLIENT
Zeendoc permet la livraison instantanée de toutes vos factures en liant automatiquement les documents si nécessaire. Plus de saisie ni de risque d’erreur, l’adresse du destinataire est déterminée automatiquement, e-mail ou physique selon le mode de livraison concerné pour chaque client.
La facture électronique client est un document créé à partir d’un outil numérique, envoyé et reçu sous format électronique.
La législation oblige l’entreprise qui reçoit une facture électronique à l’accepter (Loi Macron du 6 Août 2015).
Si vous choisissez de conserver les factures clients au format papier, l’outil gérera l’envoi via un centre éditique.
Si votre entreprise est fournisseur d’un organisme public, Zeendoc simplifie votre processus de facturation avec le connecteur Chorus Pro. Gérez l’automatisation des envois à partir d’une interface unique.
En quelques clics vous envoyez instantanément toutes vos factures sur le portail professionnel chorus.
L’état de votre facture sera mis à jour automatiquement dans Zeendoc dès que vous modifierez son état actueldans Chorus Pro, sans avoir à vous connecter à Chorus Pro.
CONFORMITÉ LÉGALE : LES OPTIONS ZEENDOC
Factures électroniques, obligations légales ou opportunités d’efficacité et de simplicité ? Un peu des deux…
Zeendoc vous propose 2 solutions complètes et prescriptives pour dématérialiser les factures clients et respecter les délais de conservation.
Ai-je suffisamment de documents de vente à l’appui pour établir une piste d’audit fiable ou dois-je effectuer une signature électronique ?
LA PISTE D’AUDIT FIABLE
Vous avez la garantie de fournir une « piste d’audit fiable », prérequis légal de la dématérialisation.
Lorsque vous soumettez une facture à Zeendoc, celle-ci est dématérialisée, catégorisée et liée à toutes les pièces justificatives.
En un clic, vous retracez et justifiez la transaction (devis, bon de commande, bon de livraison). Vous créez ainsi un lien chronologique du processus de facturation, une « piste d’audit fiable » qui donne une valeur juridique à votre facturation électronique.
En attribuant une empreinte numérique unique à votre facture, en chronométrant chaque action de dépôt puis en soumettant le document par voie électronique, Zeendoc assure l’intégrité et son authenticité tout en créant une version pdf/A pérenne.
LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE DES FACTURE CLIENTS
Les factures électroniques peuvent être signées avec un certificat RGS**, avant d’être envoyées à vos clients et stockées pendant 10 ans dans un coffre-fort électronique à valeur probante.
Vous envoyez vos factures dématérialisées via un accès sécurisé, en toute conformité, simplement et rapidement.
Avec l’utilisation de la signature électronique , vous n’êtes pas obligé de mettre en place des contrôles pour sécuriser le processus de révision.
Lors de la soumission et de l’envoi de factures électroniques, le format Factur-x est pris en compte par Zeendoc.
Ce format hybride est une facture lisible au format PDF, pour une manipulation utilisateur classique, et un fichier XML structuré contenant toutes les données essentielles permettant aux systèmes d’information d’effectuer des rapprochements comptables automatiques.
Ce système facilitera vos transactions internationales en surmontant la barrière de la langue.
L’ENVOI DÉMATÉRIALISÉ
HISTORIQUE ET SUIVI CLIENT
La transmission sécurisée permet une traçabilité optimale des envois et des consultations, mais peut aussi générer des alertes pour suivre en temps réel le traitement des factures envoyées, non reçues ou non consultées. En quelques clics, vous visualisez immédiatement votre situation vis-à-vis de vos clients. Le traitement automatisé des factures réduit les délais d’échange et de traitement. Réduisez les risques d’erreurs et d’omissions.
RECOUVREMENT ET AMÉLIORATION DE LA TRÉSORERIE
La dématérialisation nous permet également de traiter les clients plus rapidement, de surveiller les paiements, de réduire le délai moyen de règlement des factures et d’améliorer les flux de trésorerie. Il peut également améliorer considérablement la productivité. Les services comptables passent environ un tiers de leur temps à saisir manuellement les factures.
Automatisez le processus de récupération pour envoyer automatiquement des rappels plusieurs jours avant l’échéance des factures, adaptez les stratégies de récupération aux types de clients et centralisez les informations clients (factures, messages, historique, etc.).
PASSERELLE VERS VOTRE LOGICIEL : IMPORTATION DES ÉCRITURES COMPTABLES DANS VOS JOURNAUX DE VENTE
Fini les doubles saisies. Une affectation automatique selon le plan comptable est prévue et les écritures sont exportées au format approprié vers le logiciel comptable.
AIDE À LA DÉCISION
Zeendoc archive tous les documents de votre organisation
Une fois archivées, les informations contenues dans ces documents sont agrégées pour vous aider à prendre de meilleures décisions et à créer de la valeur.
L’EXPORT-EXCEL
Le système de lecture intelligente des documents permet d’extraire facilement les données importantes pour les utiliser dans des tableaux récapitulatifs : avancement des travaux, rapports mensuels, etc.
Sélectionnez les informations pour déclencher la création d’un tableau de bord.
LA PRODUCTION DE GRAPHIQUES
Sélectionnez les champs de comparaison, de valeur et le type de graphique souhaité. Pour un reporting financier (ex. facturation par clients…) les résultats s’affichent sous forme de graphique.